Datenschutzerklärung

Willkommen beim AI Buddy, dem persönlichen Studienassistenten, einem Dienst der Universität Zürich. Die UZH nimmt den Datenschutz ernst, und als Teil der UZH tun wir das ebenfalls.

In dieser Erklärung erläutern wir, welche Daten wir im Rahmen der Nutzung des AI Buddy zu welchem Zweck erheben, bearbeiten und speichern, und welche Massnahmen wir zur Gewährleistung der Sicherheit dieser Daten getroffen haben. Alle Massnahmen stehen im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Diese Erklärung bezieht sich auf Details, die spezifisch für den UZH AI Buddy sind. Die Datenschutzvorgaben der UZH finden Sie hier.

Sie nehmen zur Kenntnis, dass Sie mit der Benutzung des AI Buddys diese Datenschutzerklärung akzeptieren.

1. Grundsätze und Gegenstand des Datenschutzes

Datenschutz dient dem Schutz Ihrer Persönlichkeitsrechte. Wir verpflichten uns zu rechtmässigem Handeln und halten uns bei der Datenbearbeitung streng an die folgenden Grundsätze:

• Zweckbindung: Die Daten werden nur zu den in dieser Erklärung genannten Zwecken erhoben und bearbeitet. Ihre Daten werden unter keinen Umständen an Dritte verkauft oder für kommerzielle Werbung verwendet.
• Privacy by Design: Wir gehen mit Benutzerdaten sparsam um (Privacy by Design). Wir achten darauf, dass keine unnötigen Daten erhoben werden, um die Privatsphäre jedes Benutzers bestmöglich zu schützen.
• Datenstandort Schweiz und EU: Ihre Daten speichern und verarbeiten wir auf der Cloud-Infrastruktur von Microsoft Azure in der Schweiz und der EU.

Personendaten sind nach § 3 Gesetz über die Information und den Datenschutz des Kantons Zürich (IDG ZH) alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Darunter fallen Informationen wie Name, E-Mail-Adresse oder auch eine Nutzer-ID in Verbindung mit den von Ihnen generierten Inhalten.

2. Art, Umfang und Zweck der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten jene Personendaten, die erforderlich sind, um den AI Buddy dauerhaft, nutzerfreundlich, sicher und zuverlässig bereitzustellen und zu verbessern.

2.1 Daten, die bei der direkten Nutzung des AI Buddy erfasst werden

Um die Kernfunktionalität des AI Buddy zu gewährleisten, bearbeiten wir die folgenden Daten, die direkt mit Ihrer persönlichen Nutzer-ID verknüpft sind:

Mit der Eingabe und Übersendung dieser Daten willigen Sie in deren Bearbeitung zu den nachfolgend in 2.2 genannten Zwecken ein.

2.2 Aggregierte und pseudonymisierte Auswertungen

Die unter 2.1 genannten Daten (insbesondere Fragen, Antworten und Feedback) können in aggregierter und vollständig pseudonymisierter Form für folgende Zwecke ausgewertet werden:

• Verbesserung des Dienstes: Erkennung von Mustern, häufigen Fehlern oder Wissenslücken der Applikation und des KI-Modells.
• Forschungszwecke: Analyse von Interaktionsmustern mit KI-Systemen im akademischen Kontext.
• Statistische Erhebungen: Erstellung von Nutzungsstatistiken (z.B. Anzahl Anfragen pro Tag).

In diesem Zustand ist kein Rückschluss auf Ihre Person möglich.

2.3 Server-Logdateien

Bei jedem Zugriff auf den AI Buddy können für die Sicherstellung der technischen Administration und der Netzsicherheit folgende Zugriffsdaten in Server-Logdateien erfasst werden:

• IP-Adresse des anfordernden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL
• Übertragene Datenmenge und Zugriffsstatus (HTTP-Statuscode)
• Angaben zum verwendeten Browser und Betriebssystem

Diese Logdateien werden nach einer Frist von 6 Monaten automatisch gelöscht, soweit nicht ein erkannter Angriff auf unsere Netzinfrastruktur zu einer zivil- oder strafrechtlichen Verfolgung des Angreifers führt und damit eine weitere Speicherung erforderlich macht.

3. Hosting und Dienstleister

Der AI Buddy wird auf der Cloud-Infrastruktur von Microsoft Azure betrieben.

• Datenstandort: Alle Ihre Daten werden ausschliesslich in Rechenzentren von Microsoft in der Schweiz (Applikationen und Datenbank) und der EU (KI-Infrastruktur) verarbeitet und gespeichert.
• Auftragsverarbeitung: Wir haben mit Microsoft über die UZH entsprechende Vereinbarungen getroffen, die sicherstellen, dass der Datenschutz gemäss den schweizerischen gesetzlichen Vorgaben gewährleistet ist. Microsoft agiert als unser Auftragsverarbeiter und bearbeitet die Daten nur gemäss unseren Weisungen.

4. Bekanntgabe von Personendaten an Dritte

Ihre Personendaten werden nicht an Dritte verkauft oder für andere Zwecke weitergegeben. Eine Bekanntgabe an Dritte (z.B. an andere Behörden) erfolgt ausschliesslich, wenn:

• Dies im Rahmen zwingender Rechtsvorschriften erforderlich ist (z.B. bei Gerichtsbeschlüssen oder behördlichen Aufforderungen).
• Es zur Rechts- oder Strafverfolgung notwendig ist (z.B. im Fall von Angriffen auf unsere IT-Infrastruktur).

5. Tracking-Einstellungen

Um die Inhaltsstrukturen und Navigationsmechanismen der AI Buddy Website besser an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen zu können, werden die Seitenaufrufe und die angeklickten Elemente innerhalb der Seiten protokolliert und analysiert. Dazu wird die Software Matomo verwendet. Matomo setzt sog. «Cookies» ein (zum Einsatz und Unterbinden des Einsatzes solcher Cookies siehe unten Punkt 6.) Die durch die Cookies erzeugten Nutzungsinformationen einschliesslich ihrer gekürzten IP-Adresse werden nicht an Dritte weitergeleitet, sondern auf Servern der UZH zum Zweck der Nutzungsanalyse und der Webseitenoptimierung gespeichert. Die IP-Adressen werden bei diesem Vorgang umgehend anonymisiert.

6. Cookies

Beim Aufruf der AI-Buddy Webseiten können sogenannte temporäre Cookies eingesetzt werden. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die von der Website, die Sie besuchen, auf Ihrem Rechner zu dem Zweck gespeichert werden, um eine optimale Nutzung der Webseiten zu ermöglichen. Diese temporären Cookies werden mit dem Schliessen des Webbrowsers automatisch gelöscht. Sie können den Einsatz solcher Cookies grundsätzlich unterbinden, indem Sie entsprechende Einstellungen in dem von Ihnen verwendeten Webbrowser vornehmen. Wir weisen allerdings darauf hin, dass das Ablehnen, Sperren oder Deaktivieren von Cookies zu Einschränkungen der Funktion abgerufener Webseiten führen kann.

7. Querverweise (Links) zu Webseiten anderer Anbieter

Die vorliegende Datenschutzerklärung gilt nur für die AI Buddy Webseiten. Soweit über Links der Zugang zu Inhalten anderer Anbieter vermittelt wird, möchten wir Sie bitten, deren Datenschutzerklärungen zu beachten. Wir sind weder für den Inhalt noch die Datenschutzpraxis dieser anderen Anbieter verantwortlich. Insbesondere können wir nicht gewährleisten, dass die Inhalte anderer Anbieter frei von Malware sind.

8. Dienstleister für Benachrichtigungen und Mitteilungen

Wir versenden Benachrichtigungen und Mitteilungen mit Hilfe von einem spezialisierten Dienstleistern:

CleverReach: E-Mail-Marketing-Plattform; Anbieterin: CleverReach GmbH & Co. KG (Deutschland); Angaben zum Datenschutz: Datenschutz und Sicherheit, Datenschutzerklärung, Angaben zum Datenschutz: Datensicherheit.

9. Umgang mit besonders schützenswerten Personendaten

Auf die Eingabe besonders schützenswerter Personendaten im Rahmen der Nutzung des AI Buddys ist zu verzichten. Darunter fallen insbesondere Daten über:

• Religiöse, weltanschauliche oder politische Ansichten,
• Gesundheit, Intimsphäre oder ethnische Zugehörigkeit,
• Genetische oder biometrische Daten,
• Verwaltungs- und strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen.

Fragen zu Unterstützungsangeboten:

Falls Sie Informationen über Unterstützungsangebote (z.B. Nachteilsausgleich) oder eine Weiterverweisung an die Fachstelle für Studierende mit Behinderung und chronischer Krankheit benötigen sollten Sie dem AI Buddy nur mitteilen, dass Sie von einer chronischen Erkrankung betroffen sind, die sich auf Ihr Studium auswirkt. Nennen Sie dabei keine spezifische Diagnose oder weitere gesundheitliche Details.

Die Angabe dieser Information ist freiwillig und dient lediglich dazu, Ihnen die richtigen Informationen und Anlaufstellen zu vermitteln. Der AI Buddy ist nicht dafür konzipiert, Gesundheitsdaten zu speichern oder zu verarbeiten.

10. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein, damit die Personendaten, die wir erheben und bearbeiten,

• Vertraulich bleiben und vor zufälligen oder unrechtmässigen Zugriffen, Veränderungen oder Offenlegungen sowie vor Verlusten und Zerstörung geschützt werden; und
• Ein Zugriff auf die Daten ausschliesslich nach dem Grundsatz der Erforderlichkeit («Need-to-Know») denjenigen Personen erteilt wird, die aufgrund ihrer Funktion und Aufgabe auf die Personendaten zugreifen müssen.

Die zu treffenden Massnahmen richten sich nach der Art der Information, nach Art und Zweck der Verwendung und nach dem jeweiligen Stand der Technik.

11. Rechte der betroffenen Personen

Sie verfügen gemäss dem anwendbaren Datenschutzrecht über folgende Rechte bezüglich Ihrer Personendaten:

• Auskunft: Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten.
• Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Personendaten verlangen.
• Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Personendaten verlangen («Recht auf Vergessen»), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere rechtliche Gründe entgegenstehen.
• Einschränkung der Bearbeitung: Sie können verlangen, dass die Bearbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.
• Widerspruch: Sie können der Bearbeitung Ihrer Daten mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.
• Datenübertragung: Sie können die Herausgabe der Sie betreffenden Personendaten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format verlangen.

Um Ihre Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an die unter Punkt 13 genannte Kontaktadresse.

12. Änderungen der Datenschutzerklärung

Der AI Buddy behält sich vor, die Datenschutzerklärung mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, sollte die Implementierung neuer Technologien oder die Gesetzeslage eine solche Anpassung erforderlich machen. Wir empfehlen Ihnen daher, die Datenschutzerklärung regelmässig zu überprüfen.

13. Kontaktadressen

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, Auskünfte verlangen oder die Löschung Ihrer Daten beantragen möchten, wenden Sie sich bitte an:

Verantwortung für die Bearbeitung von Personendaten:

ai-buddy@dsi.uzh.ch

Datenschutzabteilung:

privacy@rud.uzh.ch